为确保学校档案的完整与安全，提高档案利用效率，特制定本办法。

第一条 凡本学校教职员工，查阅本人职责范围内档案，必须持个人有效证件，直接到档案室办理查阅手续。

第二条 凡查阅涉及其它部门或他人的重要事项档案，经档案立卷单位或个人签字同意，查档人必须持个人有效证件及注明查档目的、查档内容、查档人姓名等情况的证明材料，经有关主管领导签字同意，方可办理查阅手续。

第三条 外单位人员查阅学校档案，必须出示个人有效证件，同时持有注明查档目的、查档内容、查档人姓名等情况的单位介绍信，经档案立卷单位负责人和档案主管校领导签字同意，方可办理查阅手续。

第四条 涉及密级和学校内部重要事项的档案，一般不准查阅。确因工作需要，经档案主管校领导签字同意，方可办理查阅手续。

第五条 确需借出形成该档案的部门或个人档案，必须经档案室负责人批准，方可办理借出手续，借出时间不超过10个工作日。须延长借出时间的，可以办理续借手续。涉及密级及学校重要事项档案，一律不准借出。

第六条 确需借出档案（形成该档案的部门或个人除外），必须经档案立卷单位负责人、档案室负责人、档案主管校领导批准，方可办理借出手续，借出时间不超过10个工作日。须延长借出时间的，可以办理续借手续。

涉及密级及学校重要事项档案，一律不准借出。特殊情况，需要借出，必须经档案立卷单位负责人、档案室负责人、学校相关业务主管院领导和档案主管校领导批准，方可办理借出手续，借出时间当天借当天还，须延长借出时间的，可以办理续借手续，续借时间不可超过3个工作日，借出档案时，必须档案室工作人员一起陪同外出，确保档案安全、保密、和完整。

第六条 复制档案，必须经立卷单位负责人和档案室负责人批准，复印件必须注明复制日期，并加盖学校（或档案室）印章。

第七条 复制密级及重要档案，经立卷单位负责人、档案室负责人和档案主管领导（或学校相关业务主管院领导）同意并签署意见，方可复制。复制件必须注明复制目的、档案去向、复制日期，并加盖学校办公室（或档案室）印章。只能一件一用，不许重复复制，复制件必须妥善保管，用毕及时归还。

第八条 学生查阅本人学生学籍卡、成绩单、毕业生登记表、毕业论文、录取新生名册等档案，必须持个人有效证件办理查阅手续。

第九条 凡代理查阅他人档案者，必须出示本人有效证件以及委托人身份证的复印件、委托人的亲笔签名并注明查档目的、查档内容、代查档人姓名等情况的委托函，方可办理查阅手续。凡代理查阅他人录取新生名册，需填写《录取新生名册委托书》，并按要求提供材料。

第十条 借、阅档案的人员，必须对其所借、阅档案的安全、保密和完整负责。不准带入公共场所，不得遗失、污损、折剪、涂改、圈划、抽页、调换、增删和转借等，违者可视问题性质和情节严重程度，严肃处理，直至追究法律责任。

第十一条 调离学校的教职员工及离退休人员，在办理离院手续前，必须清还档案，经档案管理部门确认档案已完整归还后，人事处方可给予办理离校手续。

第十二条 档案查阅、借阅、复印、扫描申请需登录校园OA系统进行审批。

第十三条 本办法自公布之日起实施。2017年12月1日制订的《桂林电子科技大学信息科技学院档案借、阅办法》废止。

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2022年5月31日